<p class="ql-block">上面這篇文章曾在《湖北檔案》雜志(總第49期)“問題探討”欄目上刊發(fā)過</p> <p class="ql-block">中國人民總行主編的《金融檔案工作》創(chuàng)刊號加編者按發(fā)表了我的檔案工作研究論文</p> <p class="ql-block"> </p><p class="ql-block">試論檔案的價值和開發(fā)利用的途徑</p><p class="ql-block"> 胡 德 聲</p><p class="ql-block"><br></p><p class="ql-block">編者按:本文作者胡德聲是一位基層行的副行長,他分管檔案工作,不僅熱心支持擋案部門的工作,而且?guī)ь^鉆研檔案業(yè)務(wù),當(dāng)他聽到我刊創(chuàng)刊的消息后,立即寄來了他親自撰寫的關(guān)于檔案工作的理論探討文章。我們衷心感謝胡行長對檔案工作的支持,同時也熱忱歡迎所有關(guān)心、支持擋案工作的行長、經(jīng)理、辦公室主任為我們的刊物撰稿。對做好金融系統(tǒng)的檔案工作給予有益的指導(dǎo)。</p><p class="ql-block"><br></p><p class="ql-block">新時期,黨中央明確提出了“以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。并把經(jīng)濟(jì)建設(shè)真正轉(zhuǎn)到依靠科技進(jìn)步和提高勞動者素質(zhì)的軌道上來”的戰(zhàn)略思想,這給擋案工作提出了新的任務(wù)--建立檔案信息資源的開發(fā)利用的運行機(jī)制、以及與國民經(jīng)濟(jì),社會發(fā)展協(xié)調(diào)有序的、門類齊全結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效的擋案管理新格局。機(jī)關(guān)擋案是檔案體系中的一個重要組成部分,隨著大規(guī)模的達(dá)標(biāo)升級活動的開展,擋案工作的基本條件和基礎(chǔ)工作有了很大的改觀,開始由“貧困型”向型”過渡,由過去的“封閉保管型”向“開放利用”轉(zhuǎn)軌,從“靜態(tài)”向“動態(tài)”變遷,從"被動服務(wù)”問主動服務(wù)”轉(zhuǎn)化,從“公益型”向“效益型”發(fā)展,已經(jīng)基本具備了智囊團(tuán)”和”參謀機(jī)構(gòu)”的特點。但特別應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的是:在改革開放的新形勢下,銀行綜合檔案室不應(yīng)只是傳統(tǒng)意識上的文件資料倉庫,而應(yīng)是貯藏豐富的信息資料,為各級各類決策提供科學(xué)依據(jù)的重要部門。筆者認(rèn)為,擋案達(dá)標(biāo)升級以后的工作重點是搞好檔案信息資源開發(fā),加強(qiáng)調(diào)研和利用工作。必須以現(xiàn)有的檔案資料為基礎(chǔ),以各級各類檔案室為主體,狠抓科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有效服務(wù),并把它逐步轉(zhuǎn)移到以依靠科技進(jìn)步和提高檔案干部素質(zhì)為主的軌道上來,開發(fā)利用擋案資源,使檔案中潛在的生產(chǎn)力盡快地轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力,并以此為契機(jī),啟動檔案開發(fā)的深加工工作,增強(qiáng)超前服務(wù)、系統(tǒng)服務(wù)的能力。以發(fā)揮檔案工作的智囊功能。本文擬就這一問題,談?wù)勛约旱目捶ā?lt;/p><p class="ql-block">一、檔案的價值和價值特征。</p><p class="ql-block">檔案同圖書、資料、情報一樣。具有重要的信息價值,因為檔案是人類歷史活動的記錄,蘊蓄著無數(shù)的科學(xué)技術(shù),是物化了的生產(chǎn)力。有效地開發(fā)這一寶藏,并滲透到生產(chǎn)力的三個要素--勞動者、勞動于段、勞動對象之中,使?jié)撛诘纳a(chǎn)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力,使生產(chǎn)力以算術(shù)增值,甚至以幾何增值的態(tài)勢發(fā)展,從而創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。</p><p class="ql-block">重要的檔案資料是以人們從事物質(zhì)資料生產(chǎn)過程中的半成品或中繼產(chǎn)品,它是知識形態(tài)的生產(chǎn)力,具有潛在的使用價值。檔案的使用價值表現(xiàn)在:一方面是社會使用價值;另一方面,是經(jīng)濟(jì)使用價值,特別是科技成果檔案作用于經(jīng)濟(jì)活動,其效果十分明顯,我們稱之為顯性地的經(jīng)濟(jì)使用價值,而文書擋案等,必須通過對上層建筑和生產(chǎn)關(guān)系的影響,間接地作用于經(jīng)濟(jì)活動,其效益能見度差,計量也較困難,且大多數(shù)表現(xiàn)為“影子效益”---可稱為隱性的經(jīng)濟(jì)使用價值,所以檔案具有獨特屬性和固有特征:</p><p class="ql-block">1.檔案價值具有記錄內(nèi)容的真實性和載體性能的原始性,因此檔案的價值突出地表現(xiàn)在它的真實性及其依據(jù)和憑證作用。</p><p class="ql-block">2.檔案價值具有內(nèi)向性?,F(xiàn)行的檔案一般是以機(jī)關(guān)、單位和個人定向形成積累和管理的,因而決定了檔案是一種內(nèi)部信息,首先為本機(jī)關(guān)、本單位和檔案所有者服務(wù)。</p><p class="ql-block">3.檔案價值具有連續(xù)性。由于檔案的形成和來源是連續(xù)不斷的,所以檔案價值也具有這一屬性。</p><p class="ql-block">4.檔案價值具有多元性。在功能上,它的用途是多方面的。在服務(wù)對象上,檔案不僅對檔案形成者有查考利用價值,而且可以供社會多方面查閱利用。</p><p class="ql-block">5. 檔案價值的被動性。沉睡在檔案室的檔案如同礦產(chǎn)、水利資源一樣,在開發(fā)利用之前,是一種潛在的價值,不具有直接的使用價值,要通過開發(fā)利用,才能使?jié)撛诘膬r值轉(zhuǎn)化為直接的可使用的價值。只有使擋案的價值以潛在的形式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實形式后,檔案的作用才能實現(xiàn)其效益。也就是說必須由檔案部門與社會利用者兩方面結(jié)合,才能實現(xiàn)檔案的價值,發(fā)揮其作用。</p><p class="ql-block">二.檔案信息的地位作用和開發(fā)途徑</p><p class="ql-block">江澤民同志說:“如今是信息社會,檔案是重要的信息資源”。</p><p class="ql-block">從人類歷史發(fā)展來看,在生產(chǎn)、分配、交換、消費等方面,信息起著紐帶和橋梁作用。因此可以說,一切人類活動,特別是經(jīng)濟(jì)管理活動中,都有信息在直接或間接地起作用。檔案事業(yè)是信息事業(yè),投入是一次性的有限的,而受益是長期的,無限的。</p><p class="ql-block">系統(tǒng)、科學(xué)的檔案信息,是行政科學(xué)決策的基礎(chǔ),整個行政管理過程都是對信息的處理過程,整個行政管理活動是由決策、執(zhí)行、控制這三個基本環(huán)節(jié)組成的。而每個環(huán)節(jié)都離不開對信息的處理。</p><p class="ql-block">綜上所述,檔案部門在新時期商品經(jīng)濟(jì)條件下,已經(jīng)成為行政決策的“智囊團(tuán)”和經(jīng)營管理的“參謀機(jī)構(gòu)。因而檔案工作的指導(dǎo)思想,必須緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個大局,進(jìn)一步提高檔案工作的水平,搞好檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用。必須從經(jīng)濟(jì)建設(shè)大處首眼,摸準(zhǔn)擋案事業(yè)在整個建設(shè)格局中位置,突出工作重點,扎扎實實地搞好檔案開發(fā)利用的深加工工作,形成以依靠科技進(jìn)步和提高全員素質(zhì)來發(fā)展檔案事業(yè)的運行機(jī)制,時刻注意收集信息,進(jìn)行處理加工,及時公布、傳遞交流,建立信息流通管理體系,</p><p class="ql-block">在開發(fā)檔案信息的問題上,首先要弄清這樣一個基本觀點:檔案與檔案信息是既有聯(lián)系又有區(qū)別的兩個概念,檔案是信息的載體,是一種信息源。檔案主要是按來源原則進(jìn)行整理。開發(fā)信息要突出原來的分類體系,按信息的形式和傳遞規(guī)律,及時,準(zhǔn)確地收集和整理信息。檔案是信息的主要來源,但必須加上外部信息,才能組成信息整體。其次,在方法上,要將寶貴的信息資源轉(zhuǎn)化為推動社會主義建設(shè)的生產(chǎn)力,一個重要的途徑就是通過朱檔案人員的共同努力和大量的艱苦勞動,將檔案中蘊藏的有效信息開發(fā)出來,使案的信息作用得到有效利用。通過開展檔案信息的收集、整理、儲存、檢索、傳輸?shù)裙ぷ鳎l(fā)揮檔案的整體功能,這里需要闡述的另一個問題就是檔案信息的加工、篩選、匯編、傳遞的具體程序:</p><p class="ql-block">(一)信息源的收集。要開發(fā)檔案信息,首先要增加擋案信息的存貯量,實行綜合管理,擴(kuò)大接收門類,收集不同載體的檔案。</p><p class="ql-block">(二)信息的分類和整理。要將檔案和圖書進(jìn)行著錄和標(biāo)引,通過編研進(jìn)行信息整理。</p><p class="ql-block">(三)信息的存儲和檢索。要在人工檢索的同時,開發(fā)計算機(jī)檢索系統(tǒng),建立多種、配套、科學(xué)的信息檢索工具,給信息庫打好信息存儲的基礎(chǔ)。</p><p class="ql-block">(四)信息的輸出、傳遞、反饋。檔案信息的輸出和利用,是開發(fā)檔案信息的目的,除傳統(tǒng)的查詢、借閱方式外,還可采用超前性傳遞、跟蹤性傳遞、咨詢性傳遞、新聞性傳遞等方式。具體來講,要做好以下日常工作:</p><p class="ql-block">1.立足室藏檔案,積極提供利用。如通過閱覽、編印和開發(fā)檔案史料,解答咨詢、開放展覽等,充分發(fā)揮多種檢索工具的作用,通過復(fù)印、復(fù)制,提供最佳服務(wù)。</p><p class="ql-block">2.注意收集信息反饋,做好利用登記工作,多方了解利用需求,建立利用信息反饋制度。</p><p class="ql-block">3.走出檔案室,開展橫向聯(lián)系。要建立起有機(jī)的信息交流網(wǎng),互通信息,取長補(bǔ)短,采用共同協(xié)助、合作分工的方式,編寫綜合性的材料匯編,生產(chǎn)社會需要的“適銷對路產(chǎn)品”。</p><p class="ql-block">4.開展多種形式宣傳。例如期刊、墻報等、通過服務(wù)咨詢窗口,展示信息內(nèi)容。</p><p class="ql-block">5.根據(jù)利用者的不同層次和檔案材料的不同載體形式,多種形式地編寫專題匯編。專題匯編是檔案原件的載剪、歸納、組合的再體現(xiàn),可采用:A圖表型:即以曲線圖和表格的形式反映;B簡介型:即對擋案材料中有關(guān)項目及其性能、特點簡要介紹;C文摘型:即以簡要的文字,摘錄有關(guān)材料的重要內(nèi)容; D目錄型:即把有關(guān)信息經(jīng)過加整理著錄公布。</p><p class="ql-block">6.加強(qiáng)對檔案人員素質(zhì)的培養(yǎng)提高。檔案人員除應(yīng)具備的文化修養(yǎng)、專業(yè)知識外,還應(yīng)具備以下能力:A主動服務(wù)能力。首先要對銀行經(jīng)營程序了如指掌,對室藏資料如數(shù)家珍,變“坐等上門”為“主動出擊”。B公關(guān)能力。經(jīng)濟(jì)體制改革后,檔案管理由“封閉型”轉(zhuǎn)向“開放型”。建立良好關(guān)系是搞好橫向聯(lián)系、支持合作的前提。C宣傳鼓動能力。檔案人員要做到能說、能寫、能畫、能演。只有這樣、檔案工作才能適應(yīng)新形勢的發(fā)展。</p><p class="ql-block">三、開拓服務(wù)領(lǐng)域、實現(xiàn)檔案的真正價值、</p><p class="ql-block">鄧小平同志為檔案工作題詞為:“開發(fā)信息資源、服務(wù)四化建設(shè)”。檔案服務(wù),就總體而言,就是要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為社會發(fā)展服務(wù),為改革開放服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為科技開發(fā)服務(wù)。</p><p class="ql-block">為了開拓檔案服務(wù)的新領(lǐng)域,擴(kuò)大服務(wù)范圍,增強(qiáng)檔案的工作活力,檔案工作必須面向社會,即把檔資工作放在社會大環(huán)境中去,自覺的與社會聯(lián)系,使之滲透到社會的各個領(lǐng)域,為社會各方面提供全面系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。</p><p class="ql-block">檔案工作如何面向社會、服務(wù)社會呢?我認(rèn)為:</p><p class="ql-block">第一、要依靠社會力量。檔案工作涉及到社會各行各業(yè)、各個方面,大至國家集體,小到家庭個人,都與檔案工作發(fā)生著聯(lián)系,隨著社會的發(fā)展進(jìn)步,這種聯(lián)系將會顯得更加密切。</p><p class="ql-block">第二、要開辟社會渠道。利用各種社會渠道,增加社會各方面的交往和聯(lián)系,是使檔案工作面向社會、服務(wù)社會的有效途徑。</p><p class="ql-block">第三、要參與社會活動。檔案工作統(tǒng)一于人類社會這個大系統(tǒng)之中,是人類社會活動的一部分,如果離開了社會活動,就不可能生存和發(fā)展。比如,在社會實踐中,參與領(lǐng)導(dǎo)決策活動,發(fā)揮參謀作用,參與企業(yè)經(jīng)營管理活動,發(fā)揮依據(jù)作用。參與處理社會糾紛活動,發(fā)揮憑證作用。參與綜合治理活動,發(fā)揮工具作用。參與思想工作,發(fā)揮教材作用等,從而發(fā)揮檔案的整體功能。</p><p class="ql-block">第四,要利用社會信息。社會信息是客觀世界中各種事物的狀態(tài)和特征的反映。檔案工作作為信息系統(tǒng)的組成部分,要廣泛獲取社會各種信息,以增強(qiáng)檔案工作的針對性、主動性和有效性。要針對社會需要,實現(xiàn)各種職能、各種門類和各種載體檔案的綜合管理。在服務(wù)對象上,要進(jìn)一步向多層次、多方面發(fā)展。要有一點“推銷員”的精神,為檔案找利用者,增設(shè)檔案情報服務(wù)項目。開展“對口服務(wù)”、“定題服務(wù)”,有目的、有針對性地為利用者代查、代找、代編、代譯、代印有關(guān)檔案資料,刺激檔案需求。挖據(jù)利用潛力,變死檔案為活資源,實現(xiàn)檔案財富的真正價值。</p><p class="ql-block">(責(zé)任編輯 周文釗)</p> <p class="ql-block">上圖: 中國工商銀行長陽土家族自治縣支行,檔案管理升省一級驗收時,省、市、縣檔案局領(lǐng)導(dǎo),省、市工行領(lǐng)導(dǎo),縣政府有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)合影。</p>