機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度12問

硒都青史

2023年11月，海倫市檔案館制作了這個(gè)美篇，在12天里每天問一個(gè)問題并作答，發(fā)至基層各群，點(diǎn)擊量過萬，較好普及了機(jī)關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限“三合一”制度。同志們可將這12個(gè)問題收藏備忘，隨時(shí)備用。亦可在更大范圍轉(zhuǎn)載，使其更好發(fā)揮作用。 　　2023年12月11日問：實(shí)物類檔案的歸檔范圍和保管期限是怎樣的？答：1.本單位獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書等（保管期限：永久）。2.本單位已經(jīng)停止使用的印章、法人印章及辦事機(jī)構(gòu)印章（保管期限：永久）。3.上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士視察指導(dǎo)時(shí)留下的題詞、簽名、字畫（保管期限：永久）。4.本單位大型活動(dòng)的活動(dòng)標(biāo)志、紀(jì)念品、宣傳品等（保管期限：永久）。 　　2023年12月10日問：聲像類檔案的歸檔范圍和保管期限是怎樣的？　　答：1.本單位對外工作交流中形成的聲像材料（保管期限：永久）。2.本單位在黨建、政務(wù)活動(dòng)及各類創(chuàng)建活動(dòng)中形成的聲像材料（保管期限：永久）。3.上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本單位工作的聲像材料（保管期限：永久）。4.本單位各類工作會(huì)議的聲像材料（保管期限：永久）。5.本單位先進(jìn)人物和典型活動(dòng)的聲像材料（保管期限：永久）。 　　2023年12月9日問：會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍和保管期限是怎樣的？　　答：1.憑證。其中：本單位財(cái)會(huì)的各種原始憑證和記賬憑證（保管期限：30年）。本單位現(xiàn)金出納賬（保管期限：30年）。本單位財(cái)會(huì)往來賬，含總賬、明細(xì)賬（保管期限：30年）。2.財(cái)務(wù)報(bào)表。本單位的財(cái)務(wù)決算年報(bào)表（保管期限：永久）。3.其它。本單位職工正常晉升、職務(wù)變動(dòng)后的工資變動(dòng)表（保管期限：永久）。本單位職工的工資表（保管期限：永久）。本單位會(huì)計(jì)檔案保管清冊（保管期限：永久）。本單位會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊（保管期限：永久）。本單位會(huì)計(jì)檔案移交清冊（保管期限：30年）。 　　2023年12月8日問：科技文件材料的歸檔范圍和保管期限是怎樣的？答：1.基建類（保管期限：永久）。包括：土地使用證、房屋使用證；工程項(xiàng)目立項(xiàng)計(jì)劃、可行性研究報(bào)告、審批文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料；工程項(xiàng)目總結(jié)規(guī)劃、設(shè)計(jì)方案、財(cái)務(wù)預(yù)算、施工批準(zhǔn)文件、施工執(zhí)照、合同書、協(xié)議書、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告材料等；工程項(xiàng)目建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水電施工圖、設(shè)計(jì)維修圖、輔助圖等。2.設(shè)備類（保管期限：永久）。包括：工藝設(shè)計(jì)、說明、規(guī)程、試驗(yàn)、技術(shù)報(bào)告；設(shè)備臺(tái)賬、備品備件目錄、設(shè)備圖紙、設(shè)備制造檢驗(yàn)檢測材料、出廠試驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝及使用說明、維護(hù)保養(yǎng)手冊；設(shè)備質(zhì)保書、驗(yàn)收材料、移交文件；特種設(shè)備生產(chǎn)安裝維修許可、監(jiān)督檢驗(yàn)證明、安全監(jiān)察文件；設(shè)備運(yùn)行使用、檢修維護(hù)文件。 　　2023年12月7日問：文書文件材料的歸檔范圍和保管期限是怎樣的？　　答：1.本單位黨組會(huì)議、行政辦公會(huì)、民主生活會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄（保管期限：永久）。2.本單位召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料。其中：請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要（保管期限：永久）。典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)（保管期限：30年）。3.機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料。其中：本機(jī)關(guān)主辦的：請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要（保管期限：永久）。典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)（保管期限：30年）。本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的：請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)。（保管期限：30年）。典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)（保管期限：10年）。4.上級機(jī)關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查視察本單位工作時(shí)形成的文件材料。其中：重要的（保管期限：永久）。一般性的（保管期限：30年）。本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料（保管期限：30年）。5.黨建和作風(fēng)建設(shè)方面的文件材料。其中：年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（保管期限：永久）。年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（保管期限：10年）。重要總結(jié)和重要調(diào)研材料（保管期限：永久）。一般總結(jié)和一般調(diào)研材料（保管期限：10年）。6.機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、人員編制、啟用印章等文件材料（保管期限：永久）。人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件（保管期限：30年）。人事任免文件材料（保管期限：永久）。先進(jìn)單位、先進(jìn)工作者的文件材料（保管期限：永久）。職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、離退休、死亡、撫恤等文件材料（保管期限：永久）。人事考核、職稱評審工作議文件材料（保管期限：永久）。職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根（保管期限：永久）。職工名冊（保管期限：永久）。批準(zhǔn)入黨的文件材料（保管期限：永久）。7.本單位事務(wù)管理文件材料。其中：與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議等文件材料（保管期限：永久）。國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料，重要的（保管期限：永久），一般的（保管期限：10年）。8.上級機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料。其中：上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的文件材料，重要的（保管期限：永久），一般的（保管期限：10年）。上級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料（保管期限：10年）。上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料（保管期限：永久）。9.本單位制發(fā)的普發(fā)性業(yè)務(wù)文件、中長期規(guī)劃等文件材料（保管期限：永久）。10.本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，其中重要業(yè)務(wù)問題（保管期限：永久），一般業(yè)務(wù)問題（保管期限：30年）。11.本單位編輯編寫的書籍、文件材料。其中：大事記、組織沿革等（保管期限：永久）。本單位編輯的書刊、刊物等（保管期限：永久）。簡報(bào)、情況反映、工作信息等（保管期限：10年）。12.工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等文件材料。其中：年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（保管期限：永久）。年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（保管期限：10年）。重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（保管期限：永久）。一般活動(dòng)的總結(jié)、一般活動(dòng)的調(diào)研材料（保管期限：10年）。13.下級機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料。其中：重大問題的專題報(bào)告（保管期限：30年）。年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（保管期限：10年）。 　　2023年12月6日問：檔案的編號規(guī)范是怎樣的？　　答：檔號按照分類方法分段組成，上、下位代碼之間用“-”（短橫）連接，同一級代碼之間用“·”（小圓點(diǎn)）隔開。（一）全宗號：采用4位數(shù)字或字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，如：A001。（二）檔案門類代碼：采用2位字母標(biāo)識。存在二級門類的，一、二級門類均采用2位字母標(biāo)識，中間用“·”隔開。（三）年度：采用4位數(shù)字標(biāo)識。（四）目錄號、課題號、項(xiàng)目號、型號：采用4位數(shù)字或字母與數(shù)字的組合標(biāo)識。本機(jī)關(guān)基建檔案項(xiàng)目號按0001、0002……順序編列。（五）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：采用3位數(shù)字或字母與數(shù)字的組合標(biāo)識。本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)代碼按辦公室（BGS）、法規(guī)處（FGC）……編列；照片、錄音、錄像檔案問題代碼分別按照001、002……順序編列；實(shí)物檔案問題代碼按照印章（001）、題詞（002）……編列。（六）保管期限代碼：采用字母或字母與數(shù)字的組合標(biāo)識。保管期限永久、定期30年、定期10年分別以代碼Y、D30、D10標(biāo)識。（七）案卷號：采用3位數(shù)字標(biāo)識，不足3位的前面用“0”補(bǔ)足。（八）件號：采用4位數(shù)字標(biāo)識，不足4位的前面用“0”補(bǔ)足。 　　2023年12月5日問：照片、錄音、錄像、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體、實(shí)物檔案主要按什么分類？檔號結(jié)構(gòu)是什么？　　答：照片、錄音、錄像、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體、實(shí)物檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行分類。檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。例：A001-ZP·2022-Y-001-0001。 　　2023年12月4日問：專業(yè)檔案主要按什么分類？檔號結(jié)構(gòu)是什么？　　答：專業(yè)檔案按照年度、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行分類。檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-案卷號-件號。例：A001-ZY·SS·2022-Y-001-0001。以件為單位整理的，參照文書檔案執(zhí)行。 　　2023年12月3日問：科技檔案主要按什么分類？檔號結(jié)構(gòu)是什么？　　答：科技檔案主要按年度（或課題、項(xiàng)目、型號）、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行分類。檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度（目錄號、課題號、項(xiàng)目號、型號）-保管期限代碼-案卷號-件號。例：A001-KJ·JJ·2022-Y-001-0001。以件為單位整理的，參照文書檔案執(zhí)行。 　　2023年12月2日問：文書檔案主要按什么分類？檔號結(jié)構(gòu)是什么？　　答：文書檔案主要按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類。檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-機(jī)構(gòu)（或問題）代碼-件號。例：A001-WS·2022-Y-BGS-0001。其中“Y”代表保管期限“永久”，“BGS”是機(jī)構(gòu)即“辦公室”的首字母。 　　2023年12月1日問：機(jī)關(guān)檔案劃分為哪些門類，字母簡標(biāo)分別是什么？　　答：機(jī)關(guān)檔案劃分為文書（WS）、科技（KJ）、會(huì)計(jì)（KJ）、人事（RS）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（SJ）、公務(wù)電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實(shí)物（SW）等13個(gè)一級檔案門類。其中：科技檔案分為科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、設(shè)備(KJ·SB)3個(gè)二級門類；專業(yè)檔案按實(shí)際情況劃分二級門類。 　　2023年11月30日問：機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度中的“三合一”是什么？　　答：檔案的“分類方案、歸檔范圍、保管期限”合并執(zhí)行，一體落實(shí)。 編輯：海倫市檔案館張亞男

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